مزایا و معایب فضاهای اداری قابل رویت:
ادارات بدون اتاق، بیشتر به خاطر گستردگی فضای اداره و کاهش لوازم اداری مقرون به صرفه می باشد. در فضای ادارات بدون اتاق، در مقایسه با ادارات اتاق دار، کارمندان بیشتر می توانند از محیط اداری استفاده کرده و در آن کار کنند. در ادارات بدون اتاق، ارتباط بهتر همراه با شرایط بهتری برای تعاون، همکاری، ابداع و خلاقیت احساس می شود. بر اساس برخی از نتایج به دست آمده، ادارات بدون اتاق، در بخش تبلیغات، رسانه و به خصوص تکنولوژی معمولا بهتر عمل می کنند.
در فضای جدید این ادارات، حریم شخصی در فضای کاری بین رئیس و کارمند از بین رفته و دست یافتن به مدیریت اداره بیشتر می شود. کارکنان بیشتر احساس می کنند که بخشی از تیم هستند و مسؤولیت آن را به صورت پویا و ابداعی می پذیرند، حتی اگر در رده ی پایینی از نمودار سازمانی قرار داشته باشند. همچنین این ادارات نوع جدیدی از نیروی کاری را با عنوان «کارمندان سیار» معرفی می کنند. این کارمندان کمتر از ۶۰ درصد از وقت شان را در اداره صرف می کنند. بالا رفتن اشتغال در منزل و محیط خارج از اداره، موجب بلا استفاده ماندن فضاهای ادارات شده است، به طوری که یکی از دلایلی که شرکت های زیادی به خصوص در صنعت و تولید به سمت ادارات بدون اتاق می روند، همین مسأله است. برخی از شرکت ها، برای کارکنان فضایی بدون میز کار ثابت، تلفن همراه و یا دیگر وسایل را انتخاب می کنند.
در هر صورت، همه ی افراد از ادارات بدون اتاق، خشنود و راضی نیستند. حریم شخصی در فضای کاری، توسط میزی که با دیگران به اشتراک گذاشته می شود از بین می رود. افرادی که با اطلاعات حساسی روبه رو هستند، به دنبال اتاق های کوچک یا شخصی هستند. استفاده ازحوزه های کاری خصوصی، امنیت داده ها و اطلاعات را تضمین می کند. داده های شخصی تقریبا در فضاهای عمومی به دانشی عمومی تبدیل می شوند. به دلیل ارتباط خیلی نزدیک همکاران و همچنین به دلیل عدم وجود میز کار دائمی برای دیگر کارکنان، این اطلاعات عمومیت می یابند. عدم داشتن میز کار و کامپیوتر برای کارکنان نیز می تواند حریم شخصی در فضای کاری شان را با استرس همراه کرده و این افراد از میز کاری با اطلاعات شخصی به جا مانده از دیگران استفاده کنند.
در حالی که حس اعتماد بین کارکنان در این روش بیشتر می شود، اما این رابطه بزرگ ترین عامل عدم توجه به کار محسوب می گردد. بازدهی افراد در ادارات بدون اتاق، معمولا کمتر است، زیرا معمولا در این فضاها، نارضایتی هایی در خصوص وجود سر و صدا و نبود زمان استراحت کافی وجود دارد. تمرکز روی کار، وقتی دیگران مشغول صحبت یا بحث هستند و افراد هر لحظه در رفت و آمد می باشند، کار سختی است. یکی از مشکلات ادارات بدون اتاق، این است که این مکان ها متوجه این حقیقت که به صورتی متفاوت از دیگران کار می کنند؛ نیستند. این طرز تفکر که «یک روش کاری برای همه ی کارکنان مفید است»، تفکری اشتباه می باشد. باید زمانی را برای تمرکز و فکر کردن کارکنان در نظر گرفت. بیشتر کارکنان مجبورند برای تمرکز کردن از راه هایی نظیر: « تمرکز کردن در خانه، زمان برگشت از محل کار در ساعات شب و یا با خرید گوشی های عایق صدا» استفاده کنند.
تعبیر نادرست از ادارت اتاق دار:
اتاق های اداری از سال ۱۹۶۷ به وجود آمدند. این اتاق ها، فضای کوچک اما خصوصی به کارکنان بخشید. این سیستم دارای قطعات مجزا بوده و افراد در آن تصور می کنند که دارای دفتر کار شخصی هستند. قابلیت تغییر اجزا در سیستم فضای اداری بدون اتاق، به شرکت ها این امکان را می دهد که گروه و تیم ها راحت تر، سریع تر و با هدف ارتباط و تعاون با دیگر همکاران، بیشتر در تعامل باشند. پارتیشن های یک اتاق، درکنار قابل دسترس بودن، به هر کارمندی فضای خصوصی و دائمی می دهد. به طور کلی این سیستم شرایط یکسانی برای مدیران و سرگروه های تیم ها در فضای کاری ایجاد می کند. بیشترین نگرانی این شیوه، در مورد چگونگی استفاده از فضای کوچک اتاقک ها توسط کارکنان است. وجود این اتاق های کوچک و نیمه باز، به معنای سر و صدای بیشتر، عدم تمرکز و در نهایت انجام کار کمتر است.
اما در واقع…
علی رغم تمام نگرانی ها در مورد اتاق های کوچک و نیمه باز در فضای ادارات، این مکان ها نسبت به فضاهای اداری بدون اتاق و یک سره، حریم شخصی در فضای کاری به ارمغان می آورد.
تحقیقی در سایت «International Facility Management Association» نشان می دهد که کارکنان اکنون فضاهای کوچک تری نسبت به سال ۲۰۱۰ دارند. فضای اداری از ابعاد ۲۲۵ فوت مربع در سال ۲۰۱۰، به ۳۵ فوت مربع کاهش یافته و در سال ۲۰۱۳ به ۱۹۰ فوت مربع می رسد. ادارات بدون اتاق، یکی از دلایل کاهش حریم شخصی در فضای کاری کارکنان در همه ی زمان ها هستند. بررسی انجام شده توسط «Harvard Business Review» نشان می دهد اکنون ۷۴ درصد حریم شخصی در فضای کاری کارکنان ادارات نسبت به قبل کاهش یافته است. در ادارات بدون اتاق، میزها و کامپیوترهای تیم یا گروه کاری مشترک می باشد. در این فضا، تمرکز بر روی کار بسیار کم تر از فضاهای دارای اتاق می باشد. فقط نیمی از کارکنان غربی با وجود سر و صدا و عوامل برهم زدن تمرکز، قادر به انجام کارشان هستند. انجام فعالیت های کاری در فضاهای اتاق دار، معمولا بهتر پیش می رود و داشتن حریم شخصی در فضای کاری آن را بهبود می بخشد. براساس تحقیقات منتشر شده در سایت «the Ergonomics journal»، کسانی که در ادارات بدون اتاق کار می کنند، بیشتر از سایر کارمندان از مرخصی با حقوق برای بهبودی کامل از بیماری استفاده می کنند. در این فضاها، بیماری سریع تر به سایر اعضا انتقال می یابد، چرا که فرد در این فضا، توانایی کنترل محیط اطراف خود را ندارد.
فضاهای بدون اتاق، آخرین راه حل برای همکاری و موثر بودن کار نیست. این روش تنها برای برخی از صنایع موثر می باشد، اما مشخصا برای دیگر صنایع مفید و کاربردی نیست. استفاده از اتاق ها و اتاق های کوچک نیمه باز، هنوز ادامه داشته و محیط مناسبی برای ایجاد فضای خصوصی، همکاری و تعاون در فضای اداری می باشد.
